Veli telefonu, adresi, acil durum kişisi, sağlık notu… Bir kreşin elindeki en hassas veri yığını çocuk fotoğrafları değil, iletişim bilgileridir. Çoğu kurum bu bilgileri bir Excel dosyasında tutar, bir WhatsApp grubunda çoğaltır ve yıllarca siler unutur. Millî Eğitim Bakanlığı da 2026'da okullara gönderdiği on maddelik yazıda veli ve personel iletişim bilgilerinin paylaşılmamasını özellikle hatırlattı. Bu yazıda veli iletişim bilgilerinin nasıl toplanacağını, nerede tutulacağını ve nasıl paylaşılmayacağını ele alıyoruz.
Hangi bilgiyi hangi gerekçeyle topluyorsunuz?
KVKK açısından ilk soru "bu veriyi alabilir miyim" değil, "bu veriyi hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple alıyorum"dur. Kayıt formundaki her satırın bir cevabı olmalı.
| Veri | Tipik gerekçe |
|---|---|
| Veli adı, telefon | Sözleşmenin ifası, acil durum |
| Adres | Sözleşme, servis hizmeti |
| Acil durum kişisi | Hayati menfaat, acil müdahale |
| Sağlık notu, alerji | Özel nitelikli veri — ayrı değerlendirme |
| Çocuğu teslim alabilecek kişiler | Güvenlik, sözleşme |
| Pazarlama izni | Açık rıza — ayrı ve isteğe bağlı |
En sık yapılan hata: pazarlama iznini kayıt sözleşmesinin içine gömmek. Kayıt için zorunlu olan veri ile tanıtım mesajı göndermek için gereken izin aynı şey değildir. İkincisi ayrı, açık ve reddedilebilir olmalıdır; aksi hâlde rıza özgür iradeye dayalı sayılmaz.
Reklam mesajı: 50.000 TL'lik emsal
Bu, teorik bir risk değil. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 18/09/2019 tarihli ve 2019/276 sayılı kararında, bir eğitim kurumunun veri işleme şartı bulunmaksızın kişinin cep telefonuna reklam amaçlı kısa mesaj göndermesi incelendi.
Kurul, Kanun'un 5. maddesindeki işleme şartlarının bulunmadığını ve 12. maddedeki teknik-idari tedbir yükümlülüğünün yerine getirilmediğini tespit ederek kurum hakkında 50.000 TL idari para cezası uyguladı.
Kreş tarafındaki karşılığı şudur: kayıt sırasında alınan numaraya dönem sonunda "erken kayıt indirimi" mesajı göndermek, ayrı bir izin alınmamışsa aynı kategoriye girer. Kaydı bırakmış eski velilere gönderilen mesajlarda risk daha da yüksektir.
MEB'in 2026 uyarısı
Millî Eğitim Bakanlığı, 2026 yazında illere gönderdiği on maddelik yazıda kişisel verilerin korunmasına ilişkin tedbirleri sıraladı. Basına yansıyan içeriğe göre yazı, okul web siteleri, sosyal medya hesapları ve çevrim içi platformlarda sınıf listeleri, öğrenci ve kimlik numaraları, devamsızlık ve başarı bilgileri, sağlık ve disiplin kayıtları ile veli ve personel iletişim bilgilerinin paylaşılmamasını istiyor. Daha önce paylaşılmış içeriklerin de erişimden kaldırılması, görüntü paylaşımlarında açık rıza alınması ve ihlallerin gecikmeksizin bildirilmesi hatırlatılıyor.
Kapsam uyarısı: bu yazının tam sayısı ve özel öğretim kurumlarını hangi ölçüde kapsadığı basın haberlerinden net biçimde okunamıyor. Kurumunuzun kapsama girip girmediğini bağlı olduğunuz il/ilçe müdürlüğünden teyit edin. Ancak kapsamda olmasanız bile, KVKK yükümlülükleriniz bu yazıdan bağımsız olarak zaten işliyor — aşağıdakiler her kurum için geçerlidir.
WhatsApp grubu kurulabilir mi?
Kreşlerin en yaygın pratiği bu ve en az düşünüleni de bu. Bir sınıf WhatsApp grubu kurduğunuzda şu olur: gruptaki her veli, diğer bütün velilerin telefon numarasını görür. Bu, kurumun elindeki iletişim verisinin üçüncü kişilere aktarılmasıdır ve velilerin buna ayrıca rıza vermesi gerekir.
Riskler bununla bitmiyor:
- Kontrol kaybı. Gruptan çıkan veli numaraları rehberinde tutmaya devam eder; geri alınamaz.
- Karışan içerik. Grupta paylaşılan bir çocuk fotoğrafı, diğer çocukları da içeriyorsa fotoğraf rızası sorunu doğar.
- Kurum dışına taşma. Mesajlar öğretmenin kişisel telefonundadır; işten ayrıldığında veri onunla birlikte gider.
- Kayıt tutulamaması. Bir duyurunun kime ne zaman ulaştığını ispat edemezsiniz.
Daha savunulabilir kurgu: duyuruları tek yönlü ve kurumun kontrolündeki bir kanaldan yapın. Velinin yalnızca kendi çocuğuna ait bilgiyi gördüğü, kimin neyi ne zaman okuduğunun kayda geçtiği ve personel ayrıldığında erişimin kesildiği bir yapı, hem veli memnuniyetini hem de ispat yükünü aynı anda çözer. Veli iletişim uygulamamız bu mantıkla kuruldu.
Grubu tamamen kaldıramıyorsanız en azından şunları yapın: grubu yalnızca yöneticinin mesaj gönderebildiği duyuru moduna alın, gruba eklemeden önce velilerden numaralarının diğer velilerce görüleceğine dair ayrı onay alın ve grubu okul telefonundan yönetin.
WhatsApp grubu ile veli iletişim uygulamasını yedi kriterde karşılaştırdığımız ve dört adımlı geçiş planı verdiğimiz yazı için: Kreşte WhatsApp Grubu mu, Veli İletişim Uygulaması mı?
Veli listesi ve sınıf listesi
"Doğum günü davetiyesi dağıtacağız, listeyi alabilir miyiz?" talebi her kreşe gelir. Cevap hayırdır: bir velinin iletişim bilgisini başka bir veliye vermek, aktarım için hukuki sebep gerektirir ve doğum günü organizasyonu bu sebebi oluşturmaz.
Aynı kural kurum içinde de geçerli: sınıf listesi panoya asılmaz, veli grubuna atılmaz, kurum web sitesinde yayımlanmaz.
Saklama süresi: kayıt bitince veri de bitmez
Çocuk kurumdan ayrıldığında iletişim bilgilerini silmek her zaman doğru değildir — sözleşmeden ve mevzuattan doğan saklama yükümlülükleriniz sürebilir. Ama "belki lazım olur" diyerek süresiz tutmak da savunulamaz.
Yapılacak iş, veri türü bazında bir süre belirlemek ve gerekçesini yazmaktır:
- Her veri türü için saklama süresini ve gerekçesini tabloya yazın.
- Süre dolduğunda kimin, nasıl sileceğini belirleyin.
- Silme işlemini tutanağa bağlayın.
- Pazarlama izniyle tutulan verileri ayrı bir listede tutun — izin geri alındığında bu liste temizlenir.
- Eski dönemlere ait Excel dosyalarını arayın; risk genellikle oradadır.
Bu hafta yapılabilecek yedi şey
- Kayıt formunuzdaki her alanın neden istendiğini tek cümleyle yazın; gerekçesi olmayan alanı kaldırın.
- Pazarlama iznini sözleşmeden ayırıp ayrı bir kutuya alın.
- Veli aydınlatma metnini güncelleyin; tebliğ kaydı tutun.
- Öğretmenlerin kişisel telefonlarındaki veli numaralarını kurum sistemine taşıyın.
- Aktif WhatsApp gruplarını duyuru moduna alın.
- Eski veli listelerini içeren dosyaları bulun, gerekmiyorsa imha edin.
- İşten ayrılan personelin erişimlerini kapatma adımını çıkış sürecine ekleyin.
Belge tarafını hazırlarken KVKK şablonlarımızdan yararlanabilirsiniz. Fotoğraf ve video paylaşımının rıza tarafını ayrı bir yazıda, kamera tarafını kamera rehberimizde ele almıştık.
Sık sorulan sorular
Velinin numarasını başka bir veliye verebilir miyim?
Aktarım için hukuki bir sebep gerekir ve sosyal organizasyon bu sebebi oluşturmaz. Talebi reddedin; isterseniz talebi ilgili veliye kendiniz iletip iletişimi onun başlatmasını sağlayın.
Kayıt sırasında aldığım numaraya kampanya mesajı atabilir miyim?
Ayrı ve açık bir izin almadıysanız hayır. Kurul, veri işleme şartı bulunmaksızın reklam amaçlı mesaj gönderen bir eğitim kurumuna idari para cezası uygulamıştır.
Acil durum kişisinin bilgisini almam KVKK'ya aykırı mı?
Hayır; acil durumda ulaşılacak kişi bilgisi meşru ve gerekli bir veridir. Dikkat edilmesi gereken, o kişinin de bir ilgili kişi olduğu ve bilgilendirilmesi gerektiğidir. Kayıt formuna bunu belirten bir satır ekleyin.
Öğretmenler kendi telefonlarından veliyle yazışabilir mi?
Pratikte yaygın ama riskli: veri kurumun kontrolünden çıkar, personel ayrıldığında yanında gider ve ispat edilemez. Kurum kontrolündeki bir kanala taşıyın.
Küçük bir kreşim var, VERBİS'e kayıt olmam gerekmiyor. Bu yükümlülükler de geçerli mi?
Evet. VERBİS kayıt istisnası, aydınlatma, veri güvenliği, saklama-imha ve ilgili kişi başvurularına cevap verme yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.
Özet
Veli iletişim bilgileri, kreşin en çok kullandığı ve en az korunan verisidir. Üç kural işin büyük kısmını çözer: topladığınız her alanın bir gerekçesi olsun, pazarlama iznini ayrı alın, ve veriyi kurumun kontrolündeki bir kanalda tutun. WhatsApp grubu ve panodaki sınıf listesi kolaylık gibi görünür; ikisi de kurumun elindeki veriyi kontrol edemediği bir yere taşır.
Kaynaklar
- KVKK, 18/09/2019 tarihli ve 2019/276 sayılı Kurul Karar Özeti — kvkk.gov.tr
- MEB'in 2026'da illere gönderdiği kişisel verilerin korunmasına ilişkin on maddelik yazı (basına yansıyan içerik)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, md. 5, 10 ve 12
Yasal uyarı: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Mevzuat, Kurul kararları ve ceza tutarları değişebilir. Kurumunuza özgü uygulama için güncel mevzuatı teyit edin ve bir hukuk danışmanına başvurun.
Veli iletişimini kurum kontrolündeki tek kanaldan yürütün — 14 gün ücretsiz
