Kreş Aidat Takip ve Muhasebe Modülü
Kreş aidat takip programı, kurumun tahsilat sürecini kayıt altına alan, hangi velinin ne kadar ödediğini ve kimin geciktiğini anlık gösteren sistemdir. Minimini Okul’un muhasebe ve tahsilat modülü, gelir takibini kreş yönetiminin geri kalanıyla aynı yerde toplar — ayrı bir defter, ayrı bir Excel dosyası gerekmez.
Kreşlerde tahsilatın gerçek sorunu
Kreşlerde tahsilat sorunu genellikle velinin ödememesi değildir; takip edilmemesidir. Süreç çoğu kurumda şöyle işler: ödeme bir deftere ya da Excel’e yazılır, gecikme fark edildiğinde kimse hatırlatmaya cesaret edemez, ay sonunda rakamlar tutmaz.
Bu üç noktada kayıp oluşur:
Unutulan gecikmeler
Bir veli iki ay üst üste geç ödediğinde kimse fark etmez. Üçüncü ayda konuşmak hem zor hem geçtir.
Kayıt dağınıklığı
Nakit elden, havale bankadan, bir kısmı taksitli. Tek yerde toplanmadığında ay sonu mutabakatı saatler alır.
Hatırlatma yükü
Hatırlatmayı yöneticinin kişisel olarak yapması hem zaman alır hem ilişkiyi zorlar.
Sistem ne yapar?
- Gelir ve ödeme takibi tek yerde. Hangi öğrenci için ne kadar tahsil edildi, ne kadar bekliyor — tek ekranda.
- Gecikmeler görünür olur. Yönetici bekleyen tahsilatı liste halinde görür; hatırlatma kişisel hafızaya kalmaz.
- Kayıt kurumsal olur. Personel değişse bile geçmiş ödeme kaydı sistemde kalır.
- Öğrenci kaydıyla bağlantılıdır. Tahsilat, öğrencinin devam durumu ve kayıt bilgisiyle aynı sistemde durur.
Tahsilat, doluluğun sessiz göstergesidir
Ödemesini geciktirmeye başlayan bir veli, çoğu zaman ayrılmayı düşünen velidir. Devamsızlık gibi tahsilat da bir erken uyarı sinyalidir. İkisini birlikte izleyen yönetici, öğrenciyi kaybetmeden önce konuşma fırsatı bulur.
Kurumunuzun kaçıncı çocuktan sonra kâra geçtiğini bilmiyorsanız, kârlılık ve başabaş hesaplayıcımızla birkaç dakikada çıkarabilirsiniz. Tahsilat kaybı, başabaş noktasına doğrudan etki eder.
Excel ile takip etmek yeterli mi?
Küçük ölçekte ve kısa vadede iş görür. Sorun şurada başlar:
| Durum | Excel | Sistem |
|---|---|---|
| Öğrenci kaydıyla bağlantı | Yok — iki ayrı yerde tutulur | Aynı kayıtta |
| Birden fazla kişi girer | Sürüm karmaşası | Yetki bazlı, tek kaynak |
| Geçmişe dönük sorgu | Dosya aranır | Anlık |
| Personel ayrılınca | Bilgi de gider | Kurumda kalır |
| Yedekleme | Elle | Otomatik |
Not: Minimini Okul’un muhasebe modülü kurumun gelir ve tahsilat takibini yürütür; tam kapsamlı bir ön muhasebe ya da e-fatura programının yerini almaz. Mali müşavirinizle çalışmaya devam edersiniz — sistem, hangi velinin ne ödediğini takip etme işini üstlenir.
Sık sorulan sorular
Taksitli ödemeleri takip edebilir miyim?
Ödeme kayıtları öğrenci bazlı tutulur; kısmi ve tekrarlayan ödemeler kaydedilebilir. Kurumunuzun ödeme düzenine göre yapılandırmak için bize ulaşın.
Veli ödemesini uygulamadan görebiliyor mu?
Kurumun tercihine göre yapılandırılır. Şeffaf ödeme takibi çoğu kurumda veli memnuniyetini artırır.
Mevcut tahsilat kayıtlarımızı aktarabilir miyiz?
Öğrenci ve öğretmen listeleri CSV ile topluca aktarılır. Geçmiş ödeme kayıtları için kurulum ekibimizle konuşmanız yeterli.
Kaç kullanıcı erişebilir?
Kullanıcı yönetimi ve yetkilendirme modülüyle kimin neye erişeceğini siz belirlersiniz. Muhasebe verisini yalnızca yöneticiye açık tutabilirsiniz.
Muhasebe ve tahsilat, Minimini Okul’un 30 modülünden biridir. Tümünü özellikler sayfasında görebilirsiniz.